Przykłady stosowania zasad przetargowych

24.06.2011
Czytając dokumenty, można zastanawiać się czy na pewno są skuteczne, czy nie jest to tylko „pomysł”, którego realizacja może, choć nie musi przynieść zadowalających wyników. Prawdziwą miarą sensu ich stosowania są opinie praktyków – marketerów, którzy stosują te lub podobne zasady, co daje im sukces w wyborze agencji. Agencjom zaś pozwala czuć się pewnie i pracować wydajnie wiedząc, że uczestniczą w klarownym przetargu.

Nazwy firm, które podzieliły się z nami swym doświadczeniem przetargowym: Skoda Polska, Nivea – mówią same za siebie!

Skoda Auto Polska S.A.

Przystępując do nowego projektu staramy się jak najdokładniej określić nasze oczekiwania – jeszcze zanim zaprosimy agencję do współpracy. Wtedy możemy przygotować brief, na podstawie którego otrzymamy precyzyjne informacje odnośnie rozwiązań technicznych, czasu wykonania i kosztów.

Dopiero wtedy nawiązujemy kontakt z agencją interaktywną. Staramy się znaleźć zloty środek między pewnością partnera a poszukiwaniem nowych rozwiązań. Dlatego głównie współpracujemy na stałe ze sprawdzonymi wcześniej agencjami – w oparciu o umowy ramowe i zarządzanie projektami.

Ale co pewien czas przy autonomicznych projektach nie wymagających presji czasu zapraszamy nowych partnerów do przedstawienia oferty. Staramy się, aby w takim przetargu czy konkursie ofert nie uczestniczyło więcej niż trzy-cztery agencje.

Wtedy zwykle wysyłamy brief do dwóch-trzech agencji z którymi współpracujemy i jednej-dwóch nowych. Daje to nam jednocześnie przegląd tendencji rynkowych oraz rozeznanie w bieżącej sytuacji rynkowej – m.in. kontrole nad poziomem kosztów. W ten sposób udaje nam się wyselekcjonować dobre, kreatywne projekty przy racjonalnym poziomie budżetu.

NIVEA Polska Sp. z o.o.

NIVEA ma doświadczenie w procesach przetargowych. Są one nieodłączną częścią naszej codziennej pracy. Wybór odpowiedniej Agencji jest kluczowy, gdyż nasza współpraca ma bezpośrednie przełożenie na jakość naszej komunikacji z konsumentami. Dlatego warto stosować przejrzyste zasady przetargowe i informować o nich Agencje już w początkowym etapie. Już na etapie briefingu należy przygotować reguły przyszłej współpracy. Pozwala to uniknąć nieporozumień w momencie jej rozpoczęcia z wybranymi podmiotami.

W procesie przetargowym należy zadbać o transparentność reguł dla wszystkich stron w nim partycypujących. Ilość biorących udział w przetargu Agencji nie powinna być tajemnicą, a krótka lista uczestników świadczy o poważnym podejściu organizatora do tematu. Analiza przedstawionych przez Agencję materiałów oraz czas poświęcony na briefing, debriefing istotnie ograniczają zasoby, stąd dobrze zorganizowany przetarg nie może obejmować zbyt dużej ilości podmiotów.

Agencjom zapraszanym do przetargu stawiane są zadania, za wypełnienie których są oceniane. Przed tym należy jednak wykonać pracę w zespole wewnętrznym, przygotować odpowiednie materiały informacyjne, które umożliwią Agencjom profesjonalnie podejść do tematu. Jakość wyników pracy Agencji świadczy również o jakości materiałów i wiedzy, w które uczestnicy zostali przez organizatora wyposażeni. W trakcie przetargu dla NIVEA Agencje najczęściej pracują nad projektami faktycznie planowanymi, dlatego dbamy o prawne zabezpieczenie przekazywanych informacji poufnych.

Wybór zwycięzcy powinien odbywać się w oparciu o kryteria zdefiniowane podczas briefingu przez zespół oceniający. Obiektywność oceny przy tak złożonym procesie jest kwestią dużej wagi. Ze zwycięzcami przystępujemy do pracy, Agencjom, które nie wygrały przetargu NIVEA Polska najczęściej proponuje zwrot kosztów uczestnictwa w procesie.